Las nuevas reglas del Ministerio del Trabajo para descargos y procesos disciplinarios
Circular 048 de 2026
Manejar un equipo y liderar una empresa en Colombia se ha convertido en un verdadero reto de adaptación. El pasado 22 de mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 y, más que un simple documento técnico, lo que hizo fue entregarnos la nueva hoja de ruta para el debido proceso disciplinario, aterrizando los cambios de la Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025).
Sabemos que para los líderes de Gestión Humana y los empresarios, cada cambio normativo trae consigo incertidumbre. Por eso, queremos simplificar esta circular y traerte las 5 claves prácticas que necesitas implementar desde mañana mismo en tu organización para trabajar con tranquilidad:
1. El despido con justa causa NO siempre es una sanción disciplinaria
Quienes lideran Talento Humano saben el desgaste que implica un proceso interno. Por eso, la circular trae claridad: sancionar a un trabajador por una falta no es lo mismo que rescindir su contrato. La terminación con justa causa es una facultad legal de la empresa, no un castigo.
¿Qué significa esto en el día a día? Que no necesitas agotar un proceso disciplinario largo y complejo para proceder con un despido justificado, a menos que tu propio Reglamento Interno de Trabajo o un pacto colectivo te obliguen a ello. Eso sí, la Circular nos recuerda algo fundamental: aun sin un proceso extenso, el respeto no es negociable; siempre debes escuchar al trabajador, comunicarle las razones claras y cuidar su dignidad.
2. Procedimientos «Sumarios» para Microempresas
Si lideras una pequeña empresa (de hasta 10 trabajadores) o manejas personal de servicio doméstico, esta norma te quita un peso de encima. No estás obligado a diseñar procesos disciplinarios robustos ni sofisticados.
La ley te permite un trámite mucho más ágil y humano, pero cuidando los mínimos de justicia. Para proteger a tu empresa de futuros dolores de cabeza, solo debes asegurar tres pasos sencillos:
Avisarle al trabajador cuál es la falta (es mejor que quede por escrito).
Escuchar sus argumentos y permitirle mostrar sus pruebas.
Tomar una decisión que sea justa y proporcional al error.
3. El estándar de los 5 días: Más tiempo para la defensa
Si tu empresa maneja procesos formales, las reglas de juego ahora son más estrictas y exigen empatía. Ya no se trata de citar a descargos de un día para otro. Las áreas de Gestión Humana deben garantizar que el colaborador tenga un tiempo prudente para asimilar la situación y preparar su defensa.
A partir de ahora, no puedes fijar la audiencia de descargos en un plazo menor a five (5) días hábiles, contados desde el momento en que le notificas la investigación y le entregas las pruebas. Además, tu reglamento debe ofrecerle al trabajador la oportunidad de apelar o pedir una segunda revisión de la medida si no está de acuerdo.
4. ¿Quiénes pueden estar en la mesa de descargos?
Para mantener los procesos limpios y evitar que se invaliden después, la Circular define límites claros sobre quién acompaña al trabajador. La norma respeta el derecho de los colaboradores a estar respaldados por delegados de su sindicato. Como un apunte de seguridad para los equipos legales, la circular se enfoca en esta estructura regulada y no abre la puerta a que asistan terceros ajenos a la relación laboral, lo que ayuda a mantener las audiencias enfocadas y profesionales.
5. Memorandos: Herramientas de mejora, no castigos
A veces, los jefes de área necesitan corregir el rumbo del trabajo diario o recordar una orden sin que esto implique encender las alarmas de un proceso sancionatorio. La circular aclara que los memorandos o llamados de atención que buscan mejorar el desempeño diario no requieren de una audiencia de descargos, siempre y cuando tu reglamento no los clasifique textualmente como «sanciones».
Y aquí viene el recordatorio más importante para las gerencias: estamos en las semanas definitivas. El plazo legal vence este 25 de junio de 2026 para actualizar el Reglamento Interno de Trabajo y adaptarlo a estas nuevas realidades.
La adaptación temprana a la Circular 048 es la mejor herramienta para mitigar el riesgo de demandas por despidos ineficaces o violación de derechos. En el entorno actual, la seguridad jurídica no es un lujo, sino una necesidad operativa innegociable.
El Rol del RIT: Cuidar tu empresa es cuidar a tu equipo.
Frente a las exigencias de la Circular 048 de 2026, la improvisación en los descargos o en las cartas de despido representa el mayor riesgo de litigiosidad para las compañías. Un Reglamento Interno de Trabajo (RIT) desactualizado anula la capacidad de la Gerencia para corregir faltas o terminar contratos con justa causa de manera segura.
En Waterfount Abogados Consultores, nos especializamos en acompañar a las Gerencias y Direcciones de Talento Humano en la reestructuración integral de sus normativas internas. Nuestro equipo de expertos realiza la auditoría y adecuación técnica de su RIT bajo los nuevos parámetros del Ministerio del Trabajo, asegurando que sus procesos disciplinarios internos sean blindados, proporcionales y 100% oponibles ante cualquier estrado judicial.
La seguridad jurídica de su empresa depende de una asesoría experta y una estructura normativa sólida. No permita que la transición de la reforma ponga su patrimonio al azar.
En Waterfount Abogados, nuestra trayectoria en el derecho laboral se respalda con resultados reales y una visión estratégica de la gerencia moderna. Estamos a solo un mensaje de distancia para convertir sus contingencias en tranquilidad corporativa.
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